Was ist ein Ausschreibungsverfahren im Bauwesen?

Warum machen Unternehmen Ausschreibungen?

Nachdem wir nun die Antwort auf die Frage "Was ist eine Ausschreibung im Bauwesen?" kennen, stellt sich die Frage, wer eigentlich davon profitiert? Die Antwort darauf lautet: die Parteien auf beiden Seiten des Vertrags: der Auftraggeber und die Unternehmen, die sich um einen Auftrag bewerben.

Der Kunde profitiert, weil er Bewerbungen von mehreren Unternehmen entgegennehmen und das beste auswählen kann. So könnte beispielsweise eine Gemeindeverwaltung ein Bauunternehmen für den Bau einer neuen Brücke suchen, die zwei Stadtteile miteinander verbindet und den Verkehr durch das Stadtzentrum verringert. Das Ausschreibungsverfahren hilft ihnen, das qualifizierteste Unternehmen mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis für den Steuerzahler zu finden.

Gleichzeitig profitiert auch das Unternehmen, das sich um eine Stelle bewirbt. Erfolgreiche Bewerber können sich oft mehrjährige Verträge im Wert von Millionen von Pfund sichern. So könnte beispielsweise eine Regierungsbehörde ein Unternehmen damit beauftragen, sich in den nächsten fünf Jahren um alle Straßen der Stadt zu kümmern. Das ist ein garantiertes Einkommen und viel einfacher zu bekommen als die Suche nach einzelnen Projekten.

Was ist der Ausschreibungsprozess?

Sowohl für kleine als auch für große Unternehmen ist es wichtig, zu wissen, wie man sich um Bauaufträge bewirbt. Unternehmen, die erfolgreich sind, können, wie bereits erwähnt, mehrjährige Verträge gewinnen und sich mittel- und langfristig Einnahmen sichern. Wie funktioniert das also? Wir haben den Prozess im Folgenden skizziert:

Einladung zur Ausschreibung

Der erste Schritt ist die Aufforderung zur Angebotsabgabe. Hier schreibt der Auftraggeber ein Schreiben an das sich bewerbende Unternehmen, in dem er es zur Abgabe eines Angebots auffordert und einige Vorabinformationen wie Art und Typ des Projekts, Konstruktionszeichnungen, Preisunterlagen usw. übermittelt.

Die Kunden bündeln die Daten in Paketen, um den Unternehmen die Formulierung eines Kostenvoranschlags zu erleichtern. Die Kunden können diese Informationen dann nutzen, um verschiedene Angebote zu vergleichen.

In manchen Fällen arrangieren die Kunden Gespräche in der Mitte der Ausschreibungsphase. Diese Gespräche sind hilfreich, weil sie dazu beitragen, die Parameter, den Umfang und die Bedingungen des Projekts für beide Seiten zu klären. Interviews und "Check-in"-Dienste vermeiden ungenaue Angebote und Firmen, die sich für Arbeiten bewerben, die sie nicht ausführen können.

Einreichung

Sobald die Unternehmen bereit sind, reichen sie ihr Angebot ein. Sie teilen dem Auftraggeber mit, wie viel sie für die Durchführung der Arbeiten bezahlen werden und wie sie die Anforderungen des Auftraggebers erfüllen werden.

Die Angebote sollten wichtige Informationen enthalten, wie z. B.:

• Referenzen von anderen Kunden
• Erfahrung des Unternehmens mit der Art der ausgeschriebenen Arbeiten
• die Verfügbarkeit von Anlagen und Ressourcen zur Durchführung des Projekts
• die Ausschreibungsunterlagen, in denen die Preise und Kosten des Bauunternehmens aufgeführt sind
• Entwurfsvorschläge, die der Spezifikation des Kunden entsprechen
• eine Schätzung des Zeitaufwands für die Arbeiten
• Schlüsselpersonen, die die Durchführung des Projekts erleichtern werden

Verhandlung des Angebotes

Sobald die Ausschreibung abgeschlossen ist, beginnen die Bauunternehmen und der Kunde mit den Ausschreibungsverhandlungen. Dieser Prozess bietet den Parteien die Möglichkeit, sich auf bestimmte Bedingungen zu einigen oder unklare Aspekte des Geschäfts zu klären. Es kann auch sein, dass einige Ausschreibungsunterlagen geändert werden müssen, damit das Geschäft zustande kommt.

Wenn die Parteien eine Einigung erzielen, unterzeichnen sie die entsprechenden Dokumente. Diese bilden die Grundlage für die endgültigen Vertragsunterlagen.

Ausführung des Vertrags

Schließlich kommt es zur Vertragsunterzeichnung. Hier wählt der Kunde den erfolgreichen Bewerber aus und erklärt sich bereit, eine Beziehung mit ihm einzugehen. Die Parteien können Verträge auf zwei Arten abschließen:

• Unter der Hand, bei der beide Parteien den Vertrag unterschreiben
• Siegel, bei dem beide Parteien den Vertrag unterzeichnen und dann als Urkunde bezeugen und vollziehen

Unabhängig davon, welche Methode die Parteien wählen, ist der Vertrag verbindlich. Der Kunde muss zahlen und das Unternehmen muss die versprochenen Leistungen erbringen.

Wenn Sie weitere Fragen zum Ausschreibungsverfahren haben oder sich über Bauarbeiten erkundigen möchten - sei es Industriebau, gewerblich oder Wohngebäudewenden Sie sich bitte an ein Mitglied des Teams von PPVS heute.